Mit viel Gefühl aus der Ferne führen

von COCOMIN-Redaktion

Die Folgen des Kampfes gegen die Corona-Pandemie haben dramatische Auswirkungen auf Unternehmen und auch auf die Arbeitswelt von morgen. Dr. Herbert Walter, eine Größe der deutschen Bankenwelt (ehemals Bereichsvorstand der Deutschen Bank, Vorstandsvorsitzender der Dresdner Bank und Vorstandsmitglied der Allianz), der heute als selbstständiger Berater und Leitungsausschusses des Finanzmarktstabilisierungsfonds SoFFin und Inhaber der Bewertungsplattform whofinance.de arbeitet, im Gespräch mit unserem CEO Andreas Glemser über Chancen und Herausforderungen des Arbeitens im Homeoffice in Zeiten der Krise und danach.

Herr Glemser, der neue Bankenpräsident Martin Zielke hat jüngst bei seiner Amtsübernahme zum Homeoffice-Thema gesagt: Die letzten Wochen haben gezeigt, was technisch heute alles geht – aber auch, wie wichtig der persönliche Kontakt ist. Werden nach der Krise die Homeoffice-Plätze wieder leer sein oder stehen wir vor einem Boom des flexiblen Arbeitens?

Das Coronavirus hat dafür gesorgt, dass wir unfreiwillig in einen Feldversuch zum mobilen Arbeiten geraten sind. Der funktioniert bisher überraschend gut. So berichten es jedenfalls Mitarbeiter und Führungskräfte meiner Kunden. Jetzt schon abschließend einzuschätzen, was künftig als normal angesehen wird, halte ich jedoch für zu ehrgeizig.

 

Wie wär’s mit einem Zwischenfazit?

Ich bin sicher, dass die Digitalisierung und damit das mobile Arbeiten durch die Corona-Krise einen nachhaltigen Schub erfahren. Aus meinen Gesprächen spüre ich aber auch, dass vielen Mitarbeitern nach wochenlanger Heimarbeit immer mehr dämmert, wie sehr sie das persönliche Miteinander im Unternehmen vermissen.

 

Zeigt die Krise nicht gerade, dass mobiles Arbeiten eine Chance verdient hat?

Der Trend zur Digitalisierung auch der Kunden- und Arbeitsprozesse ist unaufhaltsam. Die interessante Frage ist aber das „Wie“ – und damit verbunden auch die Frage nach der Geschwindigkeit des Wandels.

Müssen denn wirklich alle Mitarbeiter fünf Tage in der Woche ins Büro kommen?

Nicht unbedingt. Es gibt ja auch bei Banken und Versicherungen schon eine ganze Reihe von Mitarbeitern, die z.B. drei oder vier Tage im Büro arbeiten und ansonsten von Zuhause aus. Eine solche Mischung aus Homeoffice und Büro wäre ein Gesamtpaket, das sich künftig mehr Mitarbeiter wünschen könnten.

 

Hat das jetzt nicht sogar die Politik schon auf den Plan gerufen?

Wie unsere Wirtschaftsministerin in Baden-Württemberg, Dr. Nicole Hoffmeister-Kraut, sehe auch ich, dass im Homeoffice sehr viel Potenzial für ein flexibleres Arbeiten steckt. In der Berliner Koalition wird ja sogar daran gearbeitet, für das Arbeiten aus den eigenen vier Wänden heraus einen verlässlichen Rahmen zu schaffen.

 

Wie haben Sie denn die Umstellung auf Homeoffice bei Ihren Kunden erlebt?

Oft hieß es sehr abrupt: Ab morgen kommt Ihr bitte nicht mehr rein und arbeitet von Zuhause aus. Richtig vorbereiten konnten sich viele Filialen und Agenturen darauf nicht. Eine Führungskraft aus einer großen Sparkasse hat berichtet, dass die Online-Teammeetings per Skype anfangs nicht gut funktionierten. Viele Teilnehmer konnten mit der Technik noch nicht gut umgehen. So war am Ende des Online-Dialogs niemandem so richtig klar, wer denn was zu tun hat und bis wann.

 

Gab’s neben der Technik auch noch andere Herausforderungen beim Einstieg ins Homeoffice?

Teammitglieder einer Führungskraft aus einer Versicherung haben sich beklagt, dass keine regelmäßige Kommunikation mehr stattfand, nachdem sie ins Homeoffice gegangen sind. Es gab keine digitalen Teammeetings und für Einzelgespräche per Telefon hatte der Chef auch keine Zeit. Diese Mitarbeiter fühlten sich schlecht informiert und hatten zeitweise das Gefühl, in ihrem Homeoffice zu versauern.

 

Das ist erkennbar suboptimal. Was ist denn für einen Finanzdienstleister das Wichtigste in einer Extremsituation wie jetzt?

Wenn die durch das Coronavirus ausgelöste Krise sich länger hinzieht, werden sich immer mehr Banken, Versicherungen und andere Finanzdienstleister anstecken. Dann stehen weiter steigende Kreditausfälle und Versicherungsschäden ins Haus, oder erneute starke Kursschwankungen bei Wertpapieren. Kommt das alles auf einmal, kann das zum Systemrisiko führen. Extreme Stresssituationen und gesundheitliche Risiken für die Mitarbeiter wären die Folge.

Was heißt das für die Führung von Mitarbeitern?

Für mich steht fest: Wenn der persönliche Kontakt nur mehr aus der Distanz möglich ist, braucht es eine andere Art der Führung. Zuallererst muss ich mich um meine Mitarbeiter kümmern, denn die sind es ja, die den Kontakt zum Kunden möglichst reibungslos sicherstellen sollen. Der schlimmste Fehler ist, in einer Krisensituation die Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken und sie dort sich selbst zu überlassen.

 

Bei Banken, Versicherungen und anderen Finanzdienstleistern werden gerade Pläne geschmiedet, wie schrittweise zumindest Teile der Mannschaft in die Firmenräume zurückkehren können. Welche Zukunft sehen Sie für das flexiblere Arbeiten im  Homeoffice?

Der Appetit kommt beim Essen. Was ich höre, ist, dass nach dem jetzt Erlebten mehr als jeder Zweite auch in Zukunft die Chance haben will, von Zuhause aus zu arbeiten – aber nicht unbedingt an jedem Tag.  Genau das hat mir auch ein Kollege aus der Versicherungswirtschaft gerade bestätigt.

 

Herr Glemser, kann man sich als Führungskraft auf eine Krise vorbereiten und wenn ja, wie?

Eine Krise wie jetzt kommt immer überraschend. Darauf kann man sich unmittelbar nur schwer vorbereiten, weil man ja nicht weiß, was da auf einen zukommt. Schauen Sie sich doch nur die Situation im Moment an.

 

Sie meinen die schrittweise Rückkehr der Belegschaft und Führungskräfte aus dem Homeoffice?

Absolut. Da stellt sich auch die Frage, ob die Führung darauf vorbereitet ist. Ich habe heute mit der Führungskraft eines Finanzdienstleisters gesprochen. Die hat mir anvertraut, dass es viel schwerer fällt, die Rückkehr der Beschäftigten aufzugleisen, als diese im März ins Homeoffice zu schicken.

 

Was macht das Comeback so komplex?

Meiner Klientin ist erst in den letzten Wochen bewusst geworden, dass das Unternehmen bisher die Chancen des flexiblen, digital unterstützten Arbeitens nicht annähernd genutzt hat. Jetzt einfach da weiterzumachen, wo man vor sieben Wochen aufgehört habe, wäre ein Fehler, so die Führungskraft. Das Arbeiten von Zuhause aus habe einfach viel zu gut funktioniert, um es jetzt als Episode abzutun und zur Tagesordnung überzugehen.

Was haben Sie Ihrer Kundin geraten?

Steckt doch in der Führung einfach mal die Köpfe zusammen und überlegt, ob Ihr nicht schon kurzfristig anfangen könntet, einen flexibleren Arbeitsmodus einzuüben. Das liefe auf eine Mischung aus Homeoffice und Office hinaus.

 

Was würde das konkret bedeuten?

Die Belegschaft und Führungskräfte würden einen Teil der Arbeit von Zuhause aus erledigen, müssten aber nicht auf das persönliche Miteinander mit ihren Kolleginnen und Kollegen in den Firmenräumen verzichten. Dazu wäre erforderlich, dass die Firma die Möglichkeiten der Digitalisierung deutlich forcierter nutzt. Auch wäre es unbedingt zu empfehlen, die Führungskräfte auf die Tücken des Führens aus der Distanz gut vorzubereiten.

 

Die Zusammenarbeit zwischen Belegschaft und Führungskraft scheint Ihnen sehr am Herzen zu liegen. Warum?

Die Erfahrung hat mich gelehrt: Je reibungsloser die Belegschaft und Führung in „normalen“ Zeiten zusammenarbeiten, umso besser sind gerade Finanzdienstleister gerüstet, wenn plötzlich und meist ja unerwartet die nächste Krise einschlägt.

 

Wann ist die Zusammenarbeit für Sie gut?

Die ist für mich gut, wenn ein besonderes Augenmerk gelegt wird auf die Arbeitsbedingungen der Mitarbeiter, auf die Balance zwischen Arbeit und freier Zeit und auf das Verhältnis zwischen Mitarbeitern und Führungskräften.

 

Was sollte eine Führungskraft bei seiner Kommunikation beachten, wenn die Mitarbeiter aus dem Homeoffice heraus arbeiten?

In einer Homeoffice-Situation wie jetzt braucht es Rhythmus, Rituale und ein gutes Händchen für Menschen. Erstens: Regelmäßige Einzelgespräche per Telefon oder noch besser Video. Zweitens: Online-Meetings mit dem gesamten Team. Und drittens: Ein Geschick, um mit viel Gefühl aus der Ferne zu führen.

 

An was sollten Führungskräfte bei Einzelgesprächen per Telefon oder Video denken?

Zunächst sollte festgelegt werden, wie oft diese Gespräche künftig stattfinden sollen. Ich würde vorschlagen, mit einmal pro Woche anzufangen. Aber dabei muss man flexibel bleiben und sich immer wieder absprechen, ob der Rhythmus noch passt.

Und dann?

Wichtig ist, dass die Führungskraft die ganze Situation der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters im Blick hat – privat wie geschäftlich, vom Kopf her wie auch emotional. Themen könnten sein:

• Wie geht’s Dir und Deiner Familie?
• Was macht Corona mit Dir?
• Was glaubst Du, wie es künftig weitergeht?
• Wie ergeht es Dir im Homeoffice?
• Was sind aktuell Deine drei wichtigsten Prioritäten?
• Was konkret machst Du, um bei Deinen wichtigsten Themen voranzukommen?

 

Mit viel Gefühl aus der Ferne zu führen, haben Sie gesagt. Auf was kommt es da in der Kommunikation an?

In den Gesprächen geht es darum, den Menschen emotionale Sicherheit zu geben. Interesse am Gesprächspartner zu zeigen, halte ich für eminent wichtig. Regelmäßig ehrliches Feedback zu geben, gehört zu einer guten Führung aus der Ferne ebenso, wie wertschätzend zu kommunizieren sowie menschlich miteinander umzugehen – und nicht zuletzt über das zu reden, was gut gelaufen ist.

 

Was bedeutet das für die virtuellen Teammeetings?

Auf die Agenda eines Online-Teammeetings gehören:

• Aktuelle Informationen zum Unternehmen durch die Führungskraft
• Aktueller Stand der drei geschäftlichen Top-Prioritäten
• Und im Hinterkopf muss dabei immer präsent sein, für eine positive Grundstimmung zu sorgen.

 

Wie organisieren sich die Teams im Homeoffice?

Für die Online-Teammeetings ist ein- oder zweimal pro Woche für jeweils 45 Minuten ein guter Startpunkt. Etwas mehr als ein Drittel der Teams behält diesen Rhythmus auch über längere Zeiträume bei.

 

Und wie halten es die anderen Teams?

Ich fange mal mit dem weniger Guten an: Der Anteil jener Teams, die selten bis gar nicht zu einem virtuellen Teammeeting zusammen kommen, ist aus meiner Sicht leider zu hoch.

Und die gute Nachricht?

In unübersichtlichen Marktsituationen stimmt sich deutlich mehr als ein Drittel der Teams einmal, manchmal sogar mehrfach am Tag per Video mit ihrer Führungskraft ab. Dadurch erfahren die Mitarbeiter, dass die Führungskraft ansprechbar ist und sie Themen eskalieren können. Auch fallen Abweichungen vom Ziel dann rascher auf und es kann angemessen reagiert werden.

 

Kommunikation ist alles, vor allem in der Krise. Welchen Stellenwert hat für Sie hier der informelle soziale Kontakt?

Einen ganz hohen. Je schwieriger die Zeiten und je mehr aus der Distanz geführt wird, umso mehr muss es auch menscheln. Sonst drückt das auf die Stimmung im Team. Das wird eine gute Führungskraft genauso sehen und wird auch etwas dafür tun. Ein Wir-Gefühl zu haben, sich im Team wohlzufühlen, offen miteinander reden zu können – ohne diesen emotionalen Ausgleich sind längere Phasen großer Unsicherheit kaum zu durchstehen.

 

Wie schafft man es denn, in diesen turbulenten Zeiten eine positive Grundstimmung zu schaffen und – mehr noch – zu erhalten?

Ein konkretes Beispiel aus meinem Unternehmen: Meine wichtigste Botschaft war, dass wir alles getan haben, um die Zukunft unseres Unternehmens und unserer Arbeitsplätze zu sichern. Und dass wir sagen können: Wir werden ganz sicher bis Herbst 2021 überleben, selbst unter der überaus pessimistischen Annahme, dass wir keinen einzigen Euro Umsatz machen in dieser Zeit. Dadurch haben wir alle den Kopf frei bekommen, um uns mit unserer Zukunft zu beschäftigen.

 

 

Der erste Teil des Interviews erschien am 04.05.2020 hier (https://www.whofinance.de/news/2020/05/corona-krise-finanzbranche-unfreiwillig-in-feldversuch-zum-mobilen-arbeiten).

Der zweite Teil des Interviews erschien am 06.05.2020 hier (https://www.whofinance.de/news/2020/05/corona-krise-mit-viel-gefuehl-aus-der-ferne-fuehren).