Was gutes Zeitmanagement mit einer Diät zu tun hat

von Rainer Martus

Mit dem Zeitmanagement ist es doch wie mit den Diäten: Es gibt kaum Menschen, die sich noch nie damit auseinandergesetzt haben. In meiner über zwanzigjährigen Tätigkeit als Führungsbegleiter erlebe ich immer wieder, dass Menschen die Grundprinzipien des Zeitmanagements kennen. Genauso wie die Grundprinzipen der Diäten.

Dabei ist der Begriff Zeitmanagement streng genommen irreführend. Ja sogar falsch. Du kannst die Zeit nicht managen. Denn fassen wir mal zusammen: Du kannst weder dafür sorgen, dass die Stunden langsamer vergehen, noch kannst du die Zeit zurückspulen.

Immer, wenn wir uns über fehlende Zeit unterhalten, landen wir früher oder später beim Arbeitsmanagement und/oder der Arbeitsorganisation.

Bei unseren Führungsbegleitungen steht zu Beginn in der Regel immer die gleiche Aussage: „Ich schaffe die vorhandene Arbeit in der zur Verfügung stehenden Zeit nicht!“

Natürlich analysieren wir, wie die Arbeit effektiver erledigt werden kann. Aber eines ist auch klar: Oft haben wir es nicht mit einem Zeit-, sondern mit einem Prioritätenproblem zu tun.

Dazu gibt es eine (eigentlich) ganz einfache Rechnung: Du hast zehn Stunden Arbeitszeit zur Verfügung. Du hast jedoch Arbeit für zwölf Stunden auf dem Schreibtisch liegen. Damit ist klar, dass Du zwei Stunden Arbeit nicht erledigen kannst, oder? Die Frage ist jetzt aber: Was erledigst Du und was lässt Du liegen?

Prioritäten zu setzen ist eine der Grundlagen im Zeit- oder Arbeitsmanagement. Das setzt aber voraus, dass Du einen Überblick über alle Aufgaben hast, die Du erledigen musst. Es gibt selbstverständlich unzählige Prinzipien, Tipps und Strategien zum effektiven Arbeiten. Ich möchte Dir anhand eines Beispiels einen der größten Zeitfresser der momentanen Arbeitsmethodik vorstellen. Eine unserer Standardfragen im Analyseprozess der Führungsbegleitung ist immer:

„Wie viele Mails liegen in Deinem Posteingang?“

Ich hatte es mit vielen Klienten zu tun, in deren Posteingang sich mehrere hundert Emails angesammelt hatten. Lass uns doch einmal das, was diese Menschen in der digitalen Welt tun, auf das „analoge“ Leben übertragen

Du kommst abends von der Arbeit nach Hause und öffnest Deinen Briefkasten. Dort liegen zehn Briefe. Du öffnest die Briefe, einen nach dem anderen. Vier davon wirfst Du gleich weg, drei nimmst Du mit ins Haus und drei legst Du wieder zurück in den Briefkasten. Die haben noch Zeit.  Morgen machst Du das Gleiche. Auf den drei alten Briefen von gestern liegen wieder zehn neue Briefe. Heute können fünf gleich weg. Zwei davon gehen mit ins Haus und drei legst Du wieder zurück in den Briefkasten zu den anderen. Einer davon ist aber wichtig. Also klebst Du ihn wieder zu, damit Du morgen noch weißt, dass Du wieder reinschauen musst. Spätestens am vierten Tag musst Du all die alten Briefe noch mal anschauen, damit Du auch sicher nichts vergisst.

Kein Mensch würde im wirklichen Leben so handeln! In der digitalen Welt arbeiten aber sehr viele Menschen nach diesem Prinzip. Sie öffnen ihre Mail, löschen Unwichtiges, bearbeiten einige Mails gleich und lassen den Rest einfach im Posteingang (Briefkasten) liegen. Wichtige Mails werden dann noch als „ungelesen“ markiert, damit man sich nicht vergisst!

Bei 100 Mails im Posteingang/Briefkasten geht zwangsläufig der Überblick verloren. Irgendwann verbringst Du also sehr viel Zeit damit, durch die Mails zu scrollen, sie zu öffnen, um noch mal zu sehen, was eigentlich der Inhalt dieser Mail war…

Wenn Du Deinem Posteingang eine Struktur gibst, sparst Du Dir sehr viel (wertvolle) Zeit und die Gefahr, etwas zu vergessen, verringert sich massiv. Dein Mailprogramm bringt dazu bereits alle notwendigen Werkzeuge mit. Du kannst direkt aus Mails Aufgaben generieren, eine Ordnerstruktur im Programm anlegen oder Termine eintragen.

Wenn Du Deinen Posteingang einmal in eine Ordner- und Aufgabenstruktur gebracht hast, ist die Hauptarbeit schon erledigt. Sollten sich mit der Zeit wieder zu viele Mails in Deinem Posteingang ansammeln, brauchst Du das Rad nicht neu erfinden, sondern musst nur die Ordnung wiederherstellen – indem Du die Mails in der bereits vorhandenen Struktur ablegst. Eigentlich ganz einfach, oder?