Hätte, hätte, Fahrradkette… SO gehen Mitarbeitergespräche richtig!

von Kurt Spanjersberg

Stehen bei Dir auch bald wieder Mitarbeitergespräche an, auf die Du eigentlich gar keine Lust hast? Dich nerven diese Gespräche zunehmend, weil sie Dich nur Zeit kosten, Dir aber nie Ergebnisse bringen? Sätze wie „Man hätte…“ oder „Man könnte…“ hängen Dir zum Hals heraus?

Keine Sorge! Halte Dich für die nächsten Mitarbeitergespräche an die folgenden Schritt und das Gespräch wird ein Klacks (und effektiv!).

Das, wovon ich hier rede, nennt sich „4-Phasen-Gespräch“. Diese spezielle Form der Mitarbeitgespräche ist daher so geeignet, da sie Dir hilft, in regelmäßigen Abständen zielführende Gespräche mit Deinen Mitarbeitern zu führen. Ziel dieser Gespräche ist es, bei Deinen Mitarbeitern Motivation zu erzeugen und sie kontinuierlich weiter zu entwickeln.

Das Beste kommt aber noch: Du benötigst kein abgeschlossenes Kommunikations- oder Psychologie-Studium, um Deine Mitarbeiter zu motivieren. Das Geheimnis eines erfolgreichen Mitarbeitergesprächs liegt in offenen Fragen. Du führst das Gespräch überwiegend durch offene Fragen, damit Deine Mitarbeiter eigene Erkenntnisse gewinnen und so ihre eigenen Ideen entwickeln können.

Wichtig ist, dass das Gespräch klar strukturiert ist. Nur so ist Dir der Gesprächserfolg sicher.

Die erste Phase dient dazu, Dich und Deinen Mitarbeiter auf den gleichen Wissensstand zu bringen. Es erfolgt also zunächst einmal ein Soll/Ist-Abgleich im Rückblick. Das geht ganz einfach, in dem Du Deinem Mitarbeiter zum Beispiel die folgenden zwei Fragen stellst:

• Was hattest Du Dir beim letzten Gespräch vorgenommen?
• Wo stehst Du heute? Was davon hast Du wirklich erreicht?

Wichtig hierbei ist, dass Du immer mit dem Positiven beginnst. Beschränkt Euch in dieser Phase darauf, erst einmal nur die Fakten (das „WAS“) zu besprechen. Für Ursachen oder Erklärungen ist später noch Zeit. Natürlich kannst Du in dieser Phase auch bereits ein Lob aussprechen.

In Phase 2 der Mitarbeitergespräche analysiert ihr dann gemeinsam die Ursachen für den Erfolg und den Nichterfolg. Du fragst nach dem WIE (beginne auch hier wieder mit dem Positiven). Erst durch viele vertiefende Fragen hilfst Du Deinem Mitarbeiter sein Verhalten zu reflektieren. Er erkennt die Ursachen für Erfolge und Misserfolge. Wir nennen das auch gerne „Bohren bis Öl kommt“.

Wichtig dabei ist allerdings, die Ursachen zu trennen, die Dein Mitarbeiter beeinflussen oder nicht beeinflussen kann. Dabei kannst Du nach der A-B-C Methode vorgehen:

A= Themen, die Dein Mitarbeiter allein lösen kann.

B= Themen, bei denen Dein Mitarbeiter Hilfe braucht.

C= Themen, die Dein Mitarbeiter nicht beeinflussen kann, die chancenlos zu lösen sind.

In Phase 3 erfolgt dann der Blick nach vorne. Mit seinen gewonnen Erkenntnissen legt Dein Mitarbeiter in dieser Phase seine künftige Vorgehensweise fest. Aber Achtung: Auch wenn es Dich (aus Zeitmangel) in den Fingern juckt, ihm die Planung abzunehmen oder ihn dabei zu unterstützen: Halte Dich zurück. Es ist sehr wichtig, dass Dein Mitarbeiter das selbst erledigt.

Er muss dabei die Themen (das „WAS“) und Maßnahmen (das „WIE“) nach Wichtigkeit für seine Zielerreichung sortieren. Deine Rolle ist dabei, die Übersicht zu behalten. Du sorgst dafür, dass die Aktivitäten klar konkretisiert („WAS“, „WER“ und „WANN“) und schriftlich festgehalten werden. Hierdurch entsteht Klarheit und Verbindlichkeit. Für Euch beide.

In Phase 4 fasst ihr gemeinsam die Erkenntnisse und Ergebnisse aus den vorherigen Phasen zusammen. Wichtig ist hierbei, dass Dein Mitarbeiter den Nutzen erkennt, den er aus den zuvor festgelegten Vorgehensweisen erhalten wird.  Legt an dieser Stelle auch fest, welches messbare Ergebnis oder Ziel Dein Mitarbeiter bis zu Eurem nächsten Gespräch erreichen will.

Zum Abschluss des Gesprächs hole Dir von Deinem Mitarbeiter Feedback zum Gesprächsverlauf ein. Jedes Mitarbeitergespräch gibt Dir die Chance, etwas Neues daraus zu lernen. Gib Deinem Mitarbeiter auch ein Feedback Deiner Wahrnehmungen des Gesprächsverlaufs. Hier geht’s direkt zum Beitrag, falls Du nochmal nachlesen möchtest, wie Du in nur sechs Schritten perfektes Feedback abgibst.

Natürlich kann und sollte man sich auch als Mitarbeiter*in auf ein solches Gespräch vorbereiten. So kann man sich als Mitarbeiter*in klar darüber werden, welches Ziel beispielsweise das Mitarbeitergespräch verfolgt. Hier findest Du praktische Tipps zum Mitarbeitergespräch, eine kleine Checkliste und eine Antwort auf die Frage, ob ein Mitarbeitergespräch auch abgelehnt werden kann.

Klingt zu einfach, um wahr zu sein? Vertrau uns, dank dieser 4-Phasen-Methode wirst du als Führungskraft Deine Ziele leichter erreichen. Zusätzlich bekommst Du motivierte Mitarbeiter und klare Absprachen für erfolgreiches Handeln. Im folgenden Video haben wir den Ablauf der Mitarbeitergespräche noch einmal zusammengefasst: