Wie gehen eigentlich Sitzungen?

von Dirk Braun

Na, stehen diese Woche wieder Sitzungen an? Solche, wie immer? Mit ca. 120 PowerPoint-Folien inklusive 90% Beschallung von vorne? Kein Anruf und kein wichtiger Termin, der das Fernbleiben des betreuten Vorlesens rechtfertigen würde?

Ich glaube fest daran, dass Du das als Teilnehmer zwar tapfer ertragen hast, Deine eigenen Meetings aber AUF JEDEN FALL anders – besser – machen möchtest. Aber wie geht denn eigentlich eine Sitzung, ein Meeting, eine Teambesprechung richtig?

Ich verrate Dir 5 Fragen, die Dir helfen, Deine Zusammenkünfte mit Deinen Mitarbeitern zu einer richtig guten Veranstaltung zu machen (eine, zu der Deine Mitarbeiter gerne wiederkommen).

Wer?

Eigentlich die einfachste der Fragen und doch nimmt das Drama hier schon seinen Lauf. Wer soll an dem Meeting teilnehmen? Wenn einer nicht kann, krank, auf Reisen oder sonst irgendwie verhindert ist, gibt es einen Vertreter? Was ist mit Teilnehmern aus anderen Abteilungen, die z.B. zu bestimmenden Punkten auf der Agenda etwas zu berichten haben? Schon mal daran gedacht, einen Kunden zu einem Deiner Meetings einzuladen? Wer führt das Protokoll – machst Du das, macht das einer aus dem Team, oder macht das vielleicht ein Azubi? (Und jetzt sag‘ bitte nicht, Du brauchst kein Protokoll, denn das ist schlicht Blödsinn! Agenda und Protokoll sind absolut sinnvoller Bestandteil einer Zusammenkunft, zumal es ja nicht darum geht, einen Roman zu schreiben.)

Warum?

Das ist wohl die wichtigste Frage. Warum machst Du das Meeting, warum ist es wichtig, dass alle zusammenkommen? Und warum ist es wichtig, dass alle an der Diskussion und vielleicht sogar an der Entscheidung beteiligt werden?

Was?

Genau, was soll denn eigentlich besprochen werden? (Übrigens liegt hier die Betonung auf besprochen – es heißt schließlich Besprechung. Sprache ist nun einmal entstanden, um soziale Beziehungen aufzubauen und nicht, um Informationen auszutauschen. Also, wenn Du Dein Team über Dinge informieren willst, versende vorab eine Mail mit den wichtigsten Themen.) In der Sitzung selbst geht es dann um das gemeinsame Bewerten oder Lösungen finden, aber nicht um das Vortragen von Informationen.

Wann?

Und wann soll das Meeting überhaupt stattfinden und vor allem – wie lange soll es dauern? Hier ist es sinnvoll, Dich zu fragen, welche Form und welchen Rhythmus Eure Meetings haben. Trefft ihr Euch wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder ohne festen Rhythmus morgens an der Kaffeemaschine? Gibt es unterschiedliche Arten der Zusammenkünfte mit einem unterschiedlichen Fokus? Fakt ist: Je klarer die Struktur und die Frequenz der Besprechungen, desto besser kann das Team damit umgehen.

Wie?

Die Frage wird regelmäßig unterschätzt. Viele Chefs wissen genau, WAS sie in einem Meeting besprechen wollen, aber sie vernachlässigen die Frage WIE (und das kann fatale Folgen haben). Wenn Du ein Thema mit Deiner Mannschaft diskutieren willst, dann brauchst Du dafür ein bestimmtes Format. Diskutieren alle oder werden, je nach Größe der Gruppe, Einzelne ausgewählt, die das Thema im Sitzungsraum diskutieren? Was genau ist überhaupt die Frage, die entschieden werden muss? Und wann steht das Thema auf der Tagesordnung? Wird der Punkt zu einem Zeitpunkt besprochen, wenn alle gedanklich schon auf dem Heimweg sind oder gleich zu Beginn?

Jaja, eine Besprechung mit dem Team ist ein extrem wichtiges Führungsinstrument. Sowohl für Dich als Chef, als auch für Deine Mitarbeiter. Ob das Meeting gut läuft, liegt an Dir als Führungskraft.

Aber wir wissen: Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen und kein Mensch wird mit der Fähigkeit, diesen Job gut zu machen, geboren. Aber das kann man lernen. Mit Führungsbegleitern zum Beispiel.

 

 

 

Dieser Text erschien zuerst im Podcast „GUTE CHEFS – Der Führungskräfte-Podcast“ (Hier geht’s direkt zum Podcast)