Was ist eigentlich Auftragsklärung?

von Rainer Martus

Warum benötigen Projekte eine Auftragsklärung?

Bei der Begleitung von Führungskräften ist das Projektziel in der Regel klar definiert. Das können Aufgaben wie „Steigerung der Terminquote“, „Senkung des Krankenstandes“ oder „Schaffung einer einheitlichen Führungskultur“ sein.

So weit, so gut. Jetzt stellt sich in der konkreten Führungsbegleitung folgende Frage: Das WAS ist zwar definiert, aber wie genau sieht das WIE aus? Wie konkret stellst Du Dir als Führungskraft die Umsetzung in Deiner Abteilung vor? Was willst Du konkret damit erreichen?

Zu Beginn unserer Führungsbegleitungen setzen wir uns mit der Führungskraft zusammen und besprechen ausführlich den Auftrag und das Zielsetzung. Folgende drei Fragen müssen dabei geklärt werden:

1. Welches quantitative Ziel verfolgt die Führungskraft?
2. Welches qualitative Ziel verfolgt die Führungskraft?
3. Was sind die nächsten Schritte zur Zielerreichung?

Lass‘ uns das mal anhand eines aktuell allgegenwärtigen Beispiels erläutern. Die Aufgabe der Gesellschaft ist „die Verbesserung des Klimas“. Das ist allen klar. Der Projektauftrag lautet hier also „Wir wollen in Deutschland 10% CO² einsparen.“ Jetzt stellt sich die Frage: Was kann bzw. will ich konkret tun?

Das quantitative Ziel kann sich aufgrund der eigenen Möglichkeiten durchaus von dem Gesamtziel unterscheiden. Möglicherweise ist das Gesamtziel aufgrund der Rahmenbedingungen für mich überhaupt nicht erreichbar. Oder ich KANN gar nicht mehr zum Gesamtziel beitragen. (Wer eine Klimakatastrophe in Eigenregie verhindern kann, möge sich bitte an info@cocomin.de wenden!)

Nehmen wir weiter an, dass ich glaube, die Möglichkeit zu haben, acht Prozent CO² einzusparen. Der Führungsbegleiter wird gemeinsam mit mir analysieren, ob dieses Ziel realistisch ist. Er wird auch die Gründe dafür hinterfragen. Es soll eine möglichst objektive Einschätzung der Lage vorgenommen werden. Das ist das quantitative Ziel, das im Projektzeitraum erreicht werden soll.

Neben den Zahlen spielen qualitative Ziele eine Rolle bei der Auftragsklärung. Die Frage lautet hierbei: „Was möchte ich ZUSÄTZLICH erreichen?“ Solche Ziele könnten beispielsweise lauten: „Die Umwelt für die nächsten Generationen lebenswert erhalten“.

Wenn die Führungsbegleitung endet, endet das Projekt in der Regel noch nicht. Wenn mich ein Coach ein Jahr lang bei der Einsparung von CO² begleitet, ist die Welt danach ja noch nicht gerettet. Das Ziel dieser Begleitung war es, mich in diesem Jahr so zu unterstützen, dass ich danach allein weiter machen kann. Dabei ging es darum Knowhow zu vermitteln, aber auch darum, mich durch die „Ernüchterungsphasen“ zu begleiten und die Motivation hoch zu halten (den Kreislauf kennst Du noch aus unseren Beitrag „Neugier-Erfolgs-Loop“).

Ich habe in vielen privaten und beruflichen Projekten festgestellt, dass ein dauerhafter Erfolg davon abhängt, neue Gewohnheiten zu schaffen. Wenn man anfängt, im Fitnessstudio zu trainieren, braucht man eine Anfangsmotivation. Wenn man es dauerhaft betreiben will, muss es zur Gewohnheit werden, die Sache mit der Auftragsklärung.